Versie 1.0. – Laatst gewijzigd op: 13 juli 2018
GemeenteBelangen Het Hogeland is een politieke partij in de gemeente Het Hogeland. Wij willen vanuit de raad van Het Hogeland politiek bedrijven en onderhouden daarnaast hecht
contact met de samenleving.
Wij bewaren persoonsgegevens
Wij bewaren persoonsgegevens van onze leden, (oud)bestuursleden, (oud)raadsleden, en (oud) wethouder(s). De gegevens die wij bewaren zijn vaak voornaam, voorletters, achternaam, adres en woonplaats, geboortedatum en e-mailadres en het jaar waarin leden lid zijn geworden van onze partij. Ook bewaren wij aanvullende gegevens: telefoonnummer, adres en functie (bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid).
Als wij een adreswijziging ontvangen dan verwijderen wij de oude gegevens. Voor onze administraties (waar ook persoonsgegevens in voorkomen) hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms bewaren we belangrijke en/of opvallende stukken langer dan deze termijn vanwege historisch belang.
De wet
De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden
beheren. Deze eisen zijn:
- Toestemming voor het verwerken van de gegevens.
- Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens.
- Beveiligen van de gegevens.
- Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens.
- Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Systemen
GemeenteBelangen Het Hogeland verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen.
- Mailchimp (nieuwsbrieven)
- Microsoft Access (ledenadministratie)
- Microsoft Excel (ledenadministratie)
- OSV (ondersteunende software verkiezingen)
- Dropbox (de fysieke bewaarplaats van onze gegevens)
Waarom bewaren wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om onze kieslijst voor raadsverkiezingen volgens de wettelijke eisen op te stellen, hier gebruiken wij voorletters, voornaam, achternaam, geboortedata en adres en woonplaats voor. Hiertoe wordt het programma OSV ingezet dat door de rijksoverheid wordt verstrekt en verplicht gebruikt moet worden. Ook gebruiken wij persoonsgegevens om uitnodigingen te verzenden voor (openbare) bijeenkomsten. In geval van lief en leed gebruiken wij de adresgegevens om een attentie te verzenden. Ook versturen wij af en toe nieuwsbrieven. Wij gebruiken het programma Mailchimp voor nieuwsbrieven, vanuit onze ledenadministratie worden de e-mailadressen, (voor- en achter)namen en organisaties hier naartoe gekopieerd.
Beeldmateriaal
Het komt regelmatig voor dat wij tijdens bijeenkomsten foto’s maken waar personen op staan. Deze gebruiken wij in de communicatie, bijvoorbeeld op de website, in nieuwsbrieven en jaarverslagen. Bij opening van een bijeenkomst vragen we hiervoor toestemming.
Cookies
Onze websites maken geen gebruik van cookies.
Kan ik zien welke persoonsgegevens GemeenteBelangen Het Hogeland van mij verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden digitaal in een beveiligde omgeving geadministreerd. Ten huize van onze secretaris zijn persoonsgegevens die we bewaren van een specifiek lid voor dit lid in te zien. Ook zijn de gegevens op te vragen via info@gb-hethogeland.nl.
De bescherming van de gegevens
Alle bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk zijn voor die personen die die gegevens vanuit hun functie/rol daadwerkelijk nodig hebben. Bij een mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.
Datalekken
Uiteraard doet GemeenteBelangen Het Hogeland er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek.
Wij zijn wettelijk verplicht dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook de betrokken personen worden door ons geinformeerd.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door GemeenteBelangen Het Hogeland kun je contact met ons opnemen via info@gb-hethogeland.
Toestemming
Bij aanmelding als lid, het aanmelden voor de nieuwsbrief of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met ons privacybeleid. Door akkoord te gaan met dit privacybeleid geef je toestemming voor het feit dat GemeenteBelangen Het Hogeland je persoonsgegevens gebruikt voor de in dit document genoemde doeleinden. Huidige leden hebben door middel van hun aanmelding al toestemming gegeven.
Wijzigingen privacybeleid
GemeenteBelangen Het Hogeland behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. De meest actuele versie van dit privacybeleid is altijd te raadplegen via https://www.gb-hethogeland.nl/privacybeleid.